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全員DXを実現するM&Aクラウドの社内イベント「MACハッカソン」の裏側を公開!

こんにちは!「UPDATE M&Aクラウド」編集部のみょんです。

2回目の緊急事態宣言が明けた今年4月2日、当社オフィスでは、久しぶりに全社員が顔をそろえました。この日は、2020年7月にスタートした当社の独自イベント「MACハッカソン」の開催日。各部門の社員が自分たちの業務課題を洗い出し、当社のエンジニアたちを指南役に、自らDXに挑戦するイベントです。

当日は、部門を越えて、すべての社員が通常業務を離れ、終日どっぷりDXの世界に浸かります。小グループに分かれて日常業務の課題をシェアし、挙がった課題を解決するツールを作り、最後に各チームが成果発表するまで、社員たちは真剣そのもの。2回目の今回は、エンジニア以外のメンバーが自らツール作成をやり遂げたチームもあり、社内のDXレベルは着実にレベルアップしています。

良発表続出! 白熱した第2回「MACハッカソン」の成果を紹介

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▲口角泡を…飛ばすわけにはいかないので、全員しっかりマスクをしたまま、業務課題を真剣に討議

営業1、営業2、CS、プロダクト、コーポレート、MACAP(M&A Cloud Advisory Partners)の全6チーム(各チームにエンジニアが一人付きます)に分かれて活動した第2回「MACハッカソン」。好取り組みが続出した発表会の中から、3チームの内容を紹介します。

事例① 2~3週間かかっていた作業を数十分に! ノーコードでIM(企業概要書)の自動作成

IM作成フロー2

M&Aマッチングプラットフォーム「M&Aクラウド」利用会社のサポートを行うCSチーム。売り手企業の概要や事業計画等を買い手候補に開示する際に使われる資料、IM(Information Memorandum:企業概要書)の作成スピードを劇的に短縮するツールを作り上げました。

従来は担当者が売り手企業と面談後、売り手からメールで情報提供してもらって完成させており、面談から完成まで2~3週間かかるのが普通でした。一方、新フローでは売り手企業がプラットフォームへの登録時に入力した情報から、自動的にIMのドラフトが生成。不足部分は担当者が面談時にヒアリングしながら、その場で埋めていけるため、面談終了時にはIMも完成できます。ダッシュボードツール「Redash」、API連携ツール「Zapier」、ドキュメントの作成自動化ツール「Docupilot」と、複数のツールを見事に使いこなし、顧客満足度アップと早期成約への貢献が期待される取り組みです。

事例② JiraとZapierで面倒な手入力が不要に! 採用プロセス管理の効率化

たった一人で、常時、複数人の採用候補者とやりとりしている人事担当者。各候補者の応募から1次面接、2次面接を経て内定に至るまで、日程やステータス、面談結果の管理をカレンダーやスプレッドシートへの手入力で行っており、毎回の入力・確認作業が負担になっていました。

ここに、Slackのワークフロー機能とプロジェクト管理ツール「Jira」、API連携ツール「Zapier」を投入。応募時にワークフローで情報入力した後は、「Jira」での直感的な操作で日程やステータスの管理ができ、カレンダーやスプレッドシートにも自動入力されるフローを実現しています。チーム内のエンジニアの指導のもと、人事担当者が自ら各種ツールの連携をやり遂げました。

事例③ SFA×Zapierで営業電話中に資料送付完了! 未来の商談先への種まきを一瞬で

日々、商談のアポ獲得に励むインサイドセールス。「近々の商談にはつながらなかったコール先の中にも、将来的にはM&Aを検討する可能性のある企業も含まれているはず。せっかくつながった担当者の頭の片隅に、なんとか『M&Aクラウド』の印象を残しておきたい」との思いを持っていました。そこで、架電中に先方担当者のメールアドレスをヒアリングし、「Salesforce」に入力すると、営業資料送付メールの下書きが自動的に生成されるツールを作成。これも「Zapier」の活用事例です。

CTOが語る、非エンジニアも参加する「MACハッカソン」の狙い

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▲「MACハッカソン」の企画・運営を担うCTO 荒井 和平

「ハッカー」と「マラソン」を組み合わせた造語である「ハッカソン」。一般的には、エンジニアが日常業務と異なるタスクを行うことで、普段使わない言語を使ってみたり、新しい仲間から刺激を受けたりするイベントを指します。つまり、エンジニアと非エンジニアが共に参加する当社のイベントは、「ハッカソン」としては異例のスタイル。そんな独自の「ハッカソン」がなぜ生まれたのか、そして今後どのように進化していくのか、主催者のCTO・荒井から紹介します。

DXの第一歩は、業務フローを語ってみること

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▲1回目、2回目MACハッカソンの「お題」

業務の中の反復的なプロセスをツールを使って効率化する――エンジニアであれば、ほぼ日常的に行っていることですが、そうした工夫で成果が上がった話をすると、社内の非エンジニア陣からは「そんなことができるの?」「すごい」と驚かれることもよくあります。昨年夏ごろ、そんな会話の中で、「そのノウハウ、ちょっと他部門にも展開してよ」とリクエストされたことをきっかけに、非エンジニアがツールに親しむ場として、全社イベントを立ち上げました。それが「MACハッカソン」です。

昨年7月の第1回、今年4月の第2回ともに、テーマは「業務効率化」。みんなが普段から課題を感じているプロセスがあれば、そこに切り込んでいくのはもちろんのこと、慣れすぎてもはや課題すら感じなくなっているプロセスに潜む非効率性にも、ぜひ光を当てたいと考えました。特に1回目のときは、こうした「埋もれている課題に気づく」ための時間を取ることも必要だと思い、チーム活動の冒頭で、業務プロセスを一通り、チーム内のエンジニアに説明してくれるよう呼びかけました

また、当日は、課題の洗い出しからツール作成、成果発表まで、すべてを一日でこなさなければなりません。ゼロからプログラムを書くとなると、時間的にも厳しいですし、エンジニアが必死でプログラムを書いている間は、非エンジニアのメンバーから見ると、何が進行しているのかナゾな時間になってしまう。そこで、イベント前の準備として、ノーコードで使える業務効率化ツールについて情報を集め、エンジニア陣でシェアする機会もつくりました。

イベントだけでは終わらない。若手社員から始まった「全員DX」

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▲1回目のMACハッカソンで営業チームが作成した発表資料。Zapierを使って商談のアポ設定・社内共有フローを効率化

非エンジニアのメンバーがこうしたイベントをどれだけ楽しんでくれるか、1回目の開催前は不安もあったのですが、ふたを開けてみると、どのチームもすっかり熱中してくれました。エンジニア陣にとっても、各部門の業務フローや課題に対する理解が深まる貴重な機会となりました。さらに嬉しかったのは、イベント後、「『MACハッカソン』で使われていたノーコードツールが便利そうだったから、自分たちも実際に使ってみたい」という声が現場から上がってきたことです。

「MACハッカソン」を機に社内で知られるようになり、今では全社で導入が進んでいる代表的なツールとして、スプレッドシート、Googleカレンダー、Gメール、Slack、Jira(プロジェクト管理ツール)などを連携させる機能を持つ「Zapier」が挙げられます。これは初回のハッカソン前のエンジニア勉強会でシェアしたツールの一つで、実際にハッカソン当日、複数のチームが課題解決ソリューションの一部として採り入れていました。

また、「Salesforce」の使い方についても、初回のハッカソン後、現場主導のカスタマイズが進みました。営業部門内の連携がよりスムーズになるよう、入力項目の整理や追加をしたり、従来は別途、スプレッドシートで管理されていた契約締結・記事制作関連の項目も「Salesforce」に統合して、過去データを移行したり。こうした取り組みは、エンジニアもアドバイスはしたものの、実作業はほぼ現場メンバーが完遂。今もさらなる改善が続けられています。

一部の若手メンバーが部門をまたぎ、こうした活動をリードしてくれたおかげで、全社的にDXの機運が高まってきました。今では各部門が競い合うように、ツールを使った業務改善に取り組んでいます。この盛り上がりを継続的なものにしていくため、今年3月には各部の「DX担当者」も任命。2回目のMACハッカソンの際は、エンジニアに加えて、DX担当者たちも事前勉強会に参加してもらい、当日は各現場メンバーとエンジニアの橋渡し役を務めてくれました。

“効率化”の次は、“増力化”にも挑戦していく

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MACハッカソンはもちろん、今後も続けていきます。そして、次回からは少しプログラムを進化させたいと考えています。

私はDXの目的とは、人間の仕事をエンパワーメントすることだと考えています。中でも、最初に手を付けやすく、即効性もあるのが、現状のオペレーション上のストレスをテクノロジーの力で軽減していくこと。過去2回のハッカソンは、ここにフォーカスしてきました。上の図でいうと、一番上の階層です。

次回、3回目のMACハッカソンでは、「業務効率化」に代わって、「データの分析・活用」をテーマとし、データを使った「エンパワーメント」を少しでも体感できればと考えています。この場合、最後に発表する成果物は、業務ツールではなく、データから導き出された「事実」や「傾向」になります。

これまでのハッカソンから、また一段レベルが上がりますが、DXへの意識を高めつつある今のメンバーなら、きっと熱中してくれるはず。次のMACハッカソンが社内にどんな波及効果をもたらしてくれるのか、今から楽しみにしています。

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